8 tips voor het moderne kantoor
Inspiratie voor de werkplek

8 tips voor het moderne kantoor

Dankzij technologische vooruitgang is het traditionele kantoor aangepast en zijn onze arbeidsprocessen onherkenbaar veranderd. Het digitale tijdperk maakte een eind aan logge desktopcomputers, archiefkasten en zelfs de geliefde nietmachine, allemaal uit naam van de vooruitgang. Wat hebben we in het nieuwe, moderne kantoor nodig voor een gebruiksvriendelijke en productieve omgeving?

  1. Supersnel internet

De wereld van vandaag staat in het teken van internet. Door online te werken bespaar je veel tijd en wordt er efficiënter gewerkt. Dankzij servers zijn documenten nu ook in een handomdraai toegankelijk voor collega’s. Zo ontstaat er een betere manier om samen te werken en informatie op te slaan.

Lee Penson, CEO van het toonaangevende commerciële architectenbureau Penson, heeft aan diverse visionaire projecten gewerkt voor Google, Jay Z en YouTube. Penson is een expert in het ontwikkelen van superproductieve werkruimtes. “Technologie kan je laten vliegen”, zegt hij. “Het ontgrendelt al je potentie en geeft vrijheid.”

  1. Digitaliseer documenten

“Bijna elk velletje papier wordt gedigitaliseerd en opgeslagen, dus dat is vast eenvoudig”, suggereert Marc Lawn, businessgoeroe en senior executive met meer dan 20 jaar ervaring. Kantoren in elke branche gebruiken steeds minder tot helemaal geen papier meer. Een van de manieren waarop geprinte documenten kunnen worden gedigitaliseerd, is door ze te scannen en op te slaan op een computerserver.

Denk goed aan de beveiliging wanneer documenten worden gescand en op een server worden opgeslagen. Gebruik daarnaast een papierversnipperaar om gevoelige of belangrijke informatie op papier op verantwoorde wijze onbruikbaar te maken.

  1. Recyclen

Wie anno 2017 serieus genomen wil worden, moet niet alleen over geavanceerde technologie beschikken, maar ook zo groen mogelijk te werk gaan. Ga meteen goed van start en zet een recyclingbak op de werkplek. Niet alleen draagt u hiermee een steentje bij aan een beter milieu, maar door afval te recyclen geeft u ook aan dat uw bedrijf om het milieu geeft. Lawn zegt het zo: “Door een recyclingbak op je werkplek te plaatsen, laat je je werknemers en gasten weten dat je hart hebt voor de planeet en dat je je inzet voor een betere wereld.”

  1. Whiteboard

Whiteboards zijn een uitstekende manier om collega’s samen te brengen, om ze te laten communiceren en om hun creatieve kant te laten zien. Laat de technologie even voor wat het is, investeer in een whiteboard en een paar niet-permanente markers en laat u verrassen door alle creativiteit.

Een whiteboard kan algemene communicatie veel efficiënter maken. Lawn: “In deze snel veranderende wereld is het veel beter om een actieve bijdrage te stimuleren met behulp van een interactief whiteboard dan om een e-mail te sturen met een verzoek om iets te veranderen, de verandering door te voeren en weer een e-mail terug te sturen om goedkeuring te vragen, enzovoort.”

“Een van mijn cliënten heeft een interactief whiteboard geplaatst en roept de accountteams bij elkaar als er vragen moeten worden beantwoord. De responstijd is zo gehalveerd en het e-mailverkeer is drastisch afgenomen in het hele bedrijf.”

  1. Welzijn op kantoor

Het is algemeen bekend dat wat frisse lucht en water wonderen doet voor de productiviteit op de werkplek. Hoewel technologie van onmisbare waarde is op een modern kantoor, is er volgens Penson nog steeds ruimte voor groen op het werk. “Je kantoor moet een schone en gezonde omgeving zijn met frisse lucht, een fruitschaal, drinkwater en vruchtensapjes. Of zoals een oude vriend van me altijd zegt: ‘Als je gezond bent, is alles mogelijk.’ Niemand heeft er wat aan als je werk op de lange termijn slecht is voor je gezondheid.”

  1. Zonlicht

Penson vertelt daarnaast dat natuurlijk licht van essentieel belang is voor de creativiteit en productiviteit op de werkvloer. “Je hebt een ruimte nodig die je inspireert, geen ruimte met een of ander lelijk systeemplafond. Je wilt een omgeving die warmte en een natuurlijke sfeer ademt.”

  1. Comfortabele stoelen

Op de moderne werkplek worden ontelbare uren doorgebracht achter een beeldscherm. Nu werknemers zoveel uren zittend doorbrengen, is een comfortabele stoel belangrijker dan ooit. Gemma Went, online business consultant, zegt: “We zitten een groot deel van de dag en dat is heel slecht voor ons lichaam. Neem de tijd om onderzoek te doen of vraag iemand om advies over ergonomie op de werkplek om er zeker van te zijn dat je bureau en stoel optimaal zijn afgesteld.”

  1. De beste microfoons

Live streaming en videovergaderingen zijn een essentieel onderdeel geworden van het moderne kantoor. Het is nu mogelijk om mensen aan de andere kant van de wereld te spreken en met ze samen te werken. Maar om het beste uit deze vergaderingen te halen, moet u wel investeren in hoogwaardige camera’s en microfoons. “Je hebt een hoogwaardige microfoon nodig”, aldus Went. “Die is echt onmisbaar. Anders zit je in een prachtig kantoor waar je niets aan hebt omdat je je cliënten of werknemers niet kunt verstaan.”