Leer om te gaan met informatiestress met deze 8 tips
Specials

Leer om te gaan met informatiestress met deze 8 tips

20 Oktober is de Dag van Informatiestress: een dag waarop we aandacht geven aan de invloed die de toenemende digitalisering heeft op ons dagelijks leven. We blijven constant overal van op de hoogte via onze smartphones en social media, en met het hoge aantal e-mails dat we dagelijks op werk sturen en ontvangen, verwerken we iedere dag een enorme hoeveelheid aan informatie. Geen wonder dus dat mensen zich overdonderd voelen. De Dag van Informatiestress bewijst dat de toenemende druk van de digitale wereld een negatieve invloed kan hebben op onze professionele en persoonlijke levens. Dit is ook een kans om naar manieren te kijken waarop we de stress kunnen verminderen die deze overdonderende hoeveelheid informatie met zich mee kan brengen.

We spraken met Mary Jane Roy, mede-eigenaar van het bedrijf KEYSTONE success, om te achterhalen op welke manier we het risico op informatiestress kunnen verminderen. Zij is een professionele trainer en counselor met een grondige kennis van stress en richt zich op het welzijn van de medewerker. Ze heeft belangrijk advies voor bedrijven en medewerkers die stress ondervinden van de digitale wereld. Deze 8 tips helpen u beter omgaan met overbelasting door informatie.

 

  1. Organiseer trainingen en help uw medewerkers om te gaan met de digitale wereld

Of dit soort programma’s nu gericht zijn op mindfulness, de waarde van tijdmanagement of een betere balans tussen werk- en privéleven, ze kunnen stuk voor stuk mensen helpen het belang van prioritisatie van hun taken te begrijpen. We denken graag dat we kunnen multi-tasken, maar dat kunnen we eigenlijk niet. Een studie van Dean enWebb verklaart dat productiviteit en creativiteit er enorm onder kunnen lijden als we te veel taken aannemen.

 

  1. Lees en beantwoord e-mails alleen op specifieke tijden

Als we een e-mail ontvangen, reageren we hier vaak even snel op. Een notificatie licht op en onze automatische reactie is om de e-mail direct te openen, lezen en beantwoorden. Dean en Webb geven aan dat we minder efficiënt werken als we een taak onderbreken door bijvoorbeeld een e-mail direct te openen. Het duurt langer om onze volledige aandacht daarna weer op de originele taak te richten. De afleiding kan een negatieve invloed hebben op het behalen van deadlines en de kwaliteit van het werk. Het is belangrijk om uw e-mails enkel op bepaalde tijdstippen van de dag te controleren. Zo kunt u uw volledige aandacht richten op de e-mail en verwaarloost u andere belangrijke taken niet.

 

  1. Bekijk uw e-mails op uw computer, niet uw telefoon

Mary Jane Roy geeft advies over een manier waarop zij een goede balans vindt tussen werk en privé. Ze controleert haar e-mails niet op haar telefoon, maar bekijkt ze alleen van achter haar laptop en op specifieke tijdstippen.

 

  1. Wees bewust welke dingen stress veroorzaken en wat uw energie opzuigt

Ander belangrijk advies dat Mary Jane Roy voor ons heeft, is dat we regelmatig moeten controleren hoe het met onszelf gaat. Het is enorm belangrijk om zelfbewust te zijn, zodat we onze stressniveaus in de gaten kunnen houden. “We hebben een smartphone in onze handen, maar we moeten er smarter gebruik van maken dan dat we nu doen.” Regelmatige ‘check-in’- en bewegingspauzes in onze telefoons programmeren helpt.

 

  1. Neem iedere 90 minuten een pauze van 3 minuten

Het is misschien niet altijd mogelijk, maar probeer iedere dag genoeg pauzes te nemen waarbij u uw ogen van het beeldscherm afhaalt. Probeer iedere 90 minuten een pauze van 3 minuten te nemen zodat u even tot rust kunt komen en uw aandacht hierna weer volledig op uw werk kunt richten.

 

  1. Beweeg meer

Mary Jane Roy en KEYSTONE success bieden een workshop aan genaamd “Veel zitten is dodelijk”. Hiermee wordt aandacht gevraagd voor de negatieve invloed die zitten heeft op de gezondheid. Ze verklaart: “het gemiddelde aantal zituren dat ons wordt bericht uit de zakelijke wereld is 14 uren per dag. Tel hierbij het aantal uur dat u slaapt op, vaak zo’n 6 tot 8 uur, en u merkt dat u op deze dagen niet veel fysiek in beweging bent.” Zorg ervoor dat u iedere dag wat beweging aan uw dag probeert toe te voegen, al neemt u de trap in plaats van de lift.

 

  1. Leer “nee” te zeggen

Het is belangrijk dat u op het werk grenzen stelt. Zeg niet automatisch ‘ja’ tegen extra werk, voordat u zeker weet hoeveel werk u zelf nog moet doen. Zo loopt u snel de kans dat u akkoord gaat met te veel werk. Soms moet u gewoon ‘nee’ zeggen en prioriteit geven aan het werk dat u al heeft.

 

  1. Staar niet de hele dag naar een scherm

 

Tenslotte is het belangrijk om te beseffen dat er ook een wereld buiten technologie bestaat. Laat technologie af en toe even links liggen. KEYSTONE success heeft de innovatieve vragenlijst Keystone Vitality Check ontwikkeld, waarmee wordt gekeken naar het welzijn van medewerkers. Hierin vraagt het bedrijf of men thuis hun mobiele telefoon en e-mails dagelijks opzij legt. Maar 3,7% van de meer dan 1300 ondervraagden gaf aan dat ze dit inderdaad doen.

 

Mary Jane Roy zegt dat “we tijdens training- en coachingsessies vaak van deelnemers horen dat zij hun telefoon controleren zodra ze wakker worden en voordat ze naar bed gaan.” Het is belangrijk om soms even een stapje opzij te doen van de digitale wereld. Als u met het openbaar vervoer reist, kijk dan niet op uw telefoon, maar wees u bewust van wat er om u heen gebeurt. Of verminder de tijd die u online besteedt wanneer u niet op werk bent.

 

We zijn ons er steeds meer van bewust dat stress een burn-out kan veroorzaken. Herstellen van een burn-out kan een lange tijd duren, wat op zijn beurt hoge kosten meebrengt voor betrokken bedrijven. Mary Jane Roy gelooft dat de zakelijke wereld meer moet erkennen wat de gevolgen kunnen zijn van te veel werk en overweldigende hoeveelheden informatie voor medewerkers. Het is tijd om preventieve maatregelen te nemen. Volg onze tips om effectief om te gaan met informatiestress en om de effecten hiervan te voorkomen.

Dit is een gastartikel van Emanuela Milanova. Emanuela Milanova heeft meer dan 5 jaar journalistieke ervaring.
Zij behaalde een master in Informatie en Kennismanagement aan de Vrije Universiteit Amsterdam.
Haar intensief onderzoek en de afname van het interview als onderdeel van het Social Media Team voor Staples Solutions was van onschatbare waarde in de ontwikkeling van dit artikel. Zijn wordt gedreven door een passie om de relatie tussen werk-privéverhoudingen en digitalisering te onderzoeken.