Samenwerken om problemen op te lossen
Specials

Samenwerken om problemen op te lossen

In de laatste jaren heeft de manier waarop we werken een ontwikkeling doorgemaakt als direct resultaat van de constant veranderende technologie en de hoge eisen van de werkplek. Verschillende onbekende problemen deden zich voor waardoor bedrijven begonnen de samenwerking te bevorderen om deze problemen op te lossen. Met Design Thinking probeerden ze op een creatieve manier oplossingen te vinden voor deze problemen.

De drijvende kracht achter deze samenwerking is Professor Ulrich Weinberg, directeur van de School of Design Thinking in het Hasso-Plattner Institute. Zijn werk over groepsdenken heeft een ware omwenteling teweeggebracht over de manier waarop bedrijven problemen oplossen. Weinberg spreekt over het succes dat hij heeft gezien toen hij met bedrijven werkte:

“Ik kom net terug van een reis naar China, waarvoor ik was uitgenodigd door de CEO van Haier […] hij had de Chinese versie van mijn boek gelezen en nodigde mij uit om de drastische veranderingen te bespreken die hij in zijn bedrijf had doorgevoerd. Hij heeft nu 70,000 mensen en hij herstructureert zijn bedrijf om een ecosysteem van microbedrijven op te zetten. Op deze manier geeft hij mensen de kans om entrepreneurs te zijn. Ik ben het volkomen met hem eens dat dit waarschijnlijk de beste structuur is voor grote bedrijven.”

De methode die Weinberg voor succes gebruikt, combineert drie kerngedachten:

  1. Het is gebaseerd op een non-lineaire aanpak: om een gezamenlijk probleem op te lossen, kun je niet eenvoudigweg van A naar B gaan. Het is een iteratief proces dat de verschillende fasen van de Design Thinking procedure herhaalt, totdat de beste en meest wenselijke resultaten zijn gevonden.
  2. De methode van Weinberg is ook een voorstander van het gezamenlijk nadenken over individuele methoden, wat een concurrentieomgeving bevordert. Hij gelooft dat problemen beter opgelost worden als medewerkers van verschillende afdelingen samenwerken. In een samenleving waarin we leren om individueel tegen elkaar te concurreren, zegt Weinberg: ““We zijn niet voorbereid op een omgeving waarin we samenwerken, we zijn voorbereid op een omgeving die enorm concurrentiegericht is.”.
  3. Hij moedigt een omgeving aan waarin mensen samen kunnen werken en die hen inspireert om creatief te denken.

U vraagt zich misschien af waarom het oplossen van problemen zo belangrijk is. Bedrijven krijgen dagelijks met veel problemen te maken. Veel van deze problemen kunnen opgelost worden via teamwerk. Om op een duidelijke manier uit te leggen hoe deze methode toegepast kan worden nemen we de veranderingen die voor AVG plaatsvinden in mei 2018 als voorbeeld.

Wat is de AVG?

In mei 2018 vervangt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de Databeschermingsrichtlijn. Met deze veranderingen probeert men de wet voor databescherming overal in Europa recht te trekken. Het doel is om Europese burgers te beschermen tegen het uitlekken van vertrouwelijke gegevens. Bedrijven die deze veranderingen niet doorvoeren, kunnen hoog beboet worden.

Om deze veranderingen goed voor te bereiden, kan door teams samen te laten werken de perfecte oplossing gevonden worden om deze nieuwe regels door te voeren.

Hoe kan samenwerken aan probleemoplossing helpen bij AVG?

Voordat u deze methode toepast is het belangrijk om eerst te kijken naar de omgeving waarin u aan dit project gaat beginnen. Professor Weinberg geeft aan dat het nodig is om een ruimte te hebben waarin samenwerking op de werkvloer in het bedrijf wordt aangemoedigd. Hij praat over de ontwikkeling van zogeheten ‘We-Q ruimtes’ die hij ook voor zijn bedrijven heeft gecreëerd om deze samenwerking te stimuleren.

“Op de School of Design Thinking, hebben we ‘We Q’ ruimtes ontworpen. ‘IQ’ betekent hier niet de intelligentie van een individueel, het gaat meer om de ‘we’-kwaliteiten en hier richten we ons ook op. We hebben de ruimtes opnieuw ingericht […] werkomgevingen moeten opnieuw ingericht worden en we moedigen bedrijven ook aan om dit te doen.”

Om deze samenwerking in uw team aan te moedigen, kunt u overwegen om een soortgelijke ruimte in te richten. Investeer bijvoorbeeld in whiteboards zodat uw team samen aan een project kan werken. Gebruik Post-It notes en laat iedereen hun ideeën hierop noteren. Iedere Post-It kan zo gemakkelijk door iedereen bekeken worden. Via kleurcodering kunt u feiten, ideeën en meningen overzichtelijk laten opvallen en door de verschillende fasen verschuiven, zodat u ze altijd opnieuw in beschouwing kunt nemen als dit nodig is.

Nodig vervolgens een aantal personen uit voor uw vergadering. Kies voor personen uit verschillende vakgebieden in het bedrijf om verschillende meningen en ideeën over het proces te krijgen.

Stapsgewijs Design Thinking:

  1. Ontdekkingsfase: Dit is het moment dat u naar het probleem kijkt en hoe u dit kunt oplossen. In dit geval evalueert u eerst welke veranderingen in gegevensbeveiliging er komen en zoekt u uit aan welke eisen van de AVG uw bedrijf nog niet voldoet.
  2. Bekijk het vanaf verschillende kanten: Open nieuwe perspectieven op het probleem door er op verschillende manieren naar te kijken. Voor AVG: merkt u bijvoorbeeld consistente problemen op met betrekking tot wachtwoordbescherming? Zet dat probleem dan om tot een kans om medewerkers te informeren en trainen over beveiligde wachtwoordbescherming.
  3. Incubeer: Stuur de inzichten die u tot nu toe heeft opgedaan naar verschillende mensen. Laat hen individueel een mening vormen over de inzichten, voordat ze samenkomen om hun ideeën te delen.
  4. Vormgeving/Verlichten: Breng uw teams uit verschillende vakgebieden samen om kwesties te bespreken en op zoek te gaan naar creatieve oplossingen. Maak gebruik van de ruimte die u heeft ingericht voor deze gezamenlijke probleemoplossingsessies en laat de diverse impulsen rondom u inspireren. Gebruik de Post-It notes om ideeën (opnieuw) te ontdekken.

Gebruik het whiteboard om ideeën uit te breiden en zo de creativiteit te laten vloeien. Voor de AVG kunt u het team samenbrengen om op een creatieve manier na te denken over hoe u de nieuwe regels gaat toepassen in het bedrijf.

5. Evalueer en verfijn: Zodra u naar uw opties heeft gekeken en een aantal creatieve oplossingen heeft bedacht, is het belangrijk om de beste ideeën eruit te pikken. Plak uw Post-Its op de muur en zoek de ideeën die de grootste impact zullen hebben. Wanneer u de beste manier hebt gevonden om de veranderingen voor AVG aan te pakken, verfijn uw keuze dan nog meer met behulp van uw team. Neem de volgende criteria wel in beschouwing:

  • Technische uitvoerbaarheid – is het mogelijk?
  • Wenselijkheid – wilt u het?
  • Levensvatbaarheid – is het goed voor uw bedrijf?

6. Snel prototypes testen: Begin uw ideeën te testen om uit te vinden of het voor uw bedrijf echt zal werken. Bedenk hoe het voor iedere fase zal werken en betrek weer een uitgebreid aantal mensen bij het idee. Hoe zal de AVG denken over uw idee? Voldoet het aan alle nieuwe regels? En werkt het ook voor uw bedrijf?

7. Aflevering: Zodra u een plan heeft opgesteld, is het tijd om het uit te voeren en de test- en leerfase in te gaan.

8. Overgang en verandering: Zoals we al hebben opgemerkt is dit geen lineaire verandering. Na de lancering van uw plan, moet u de prestaties in de echte wereld in de gaten blijven houden en feedback vragen. Zelfs als de overgang vrijwel probleemloos is, moet u het proces blijven verfijnen voor de beste resultaten. Door deze methode ver van tevoren toe te passen, is uw bedrijf helemaal klaar voor de veranderingen in mei 2018.

Als u niet tevreden bent met het resultaat van een van de fases, dan kunt u dat altijd herhalen, totdat u tevreden bent. Weinberg vindt dat we de conventionele manier waarop we werken, achter ons moeten laten, en deze nieuwe methode moeten uitproberen voor de beste en meest creatieve resultaten:

“Al op school leren kinderen dat hun klasgenoten concurrentie zijn: ze moeten beter zijn dan andere kinderen en ze leren allemaal dezelfde methode. En het gaat niet om de samenwerking, het gaat om de concurrentie […] Het probleem in de echte wereld is dat, in deze wereld vol netwerken, dit gewoon niet meer werkt.”

U kunt het meeste halen uit deze nieuwe, effectieve manier van denken door na te denken over de theorieën van de professor en de verandering van de dynamiek in moderne bedrijven. Op deze revolutionaire wijze kunt u vervolgens problemen in uw bedrijf effectief aanpakken.