De beste tips voor het aanpakken van uw kantooradministratie
Tips & Trucs

De beste tips voor het aanpakken van uw kantooradministratie

De toekomst is niet zo gelopen als we hadden verwacht – het lijkt al lang geleden dat experts voorspelden dat papier binnenkort tot het verleden zou behoren. Maar vandaag de dag worden we, ondanks alle gemaakte sprongen in de digitale technologie, nog steeds omringd door papierwerk.

Hoewel het overschakelen naar digitale versies voor de meeste documenten geen punt was, moeten sommige zaken altijd op papier worden gezet om geldig te zijn – zoals notariële of verzegelde documenten, of alles waar een handtekening voor vereist is. Daar bovenop verwachten veel professionals zoals accountants, advocaten en verzekeringsagenten dat we een papieren kopie bewaren voor onze eigen administratie van de volgende zaken:

  • Belastingaangiften en al het bijbehorende papierwerk moeten tenminste zes jaar worden bewaard volgens het HMRC. Maar er gelden enkele uitzonderingen, dus leg het even voor aan uw fiscale professional. Zo moet administratie rond de inkomstenbelasting minimaal vier jaar bewaard worden.
  • Documenten die betrekking hebben tot belastingen/financiën, werkgelegenheid, medisch zijn van aard of verzekeringen moeten tenminste zeven jaar worden bewaard. Dit geldt ook voor contracten, overeenkomsten en andere juridische documenten, evenals bank- en creditcardafschriften. U dient ook de bonnetjes te bewaren van grote aankopen, voor het geval u later moet aantonen dat deze aankopen zakelijk waren.
  • Voor uw eigen zekerheid dient u op zijn minst een gescande kopie te hebben van al uw financiële papierwerk. De Belastingdienst kan beslissen om u nader onder de loep te nemen, wanneer ze dat maar wil, dus het is handig om alle documentatie daarvoor binnen handbereik te hebben. Eigenlijk houdt dit in dat u alles moet bewaren!

Maar dat betekent niet dat u het papierwerk niet wat efficiënter kunt regelen. Hier zijn zeven makkelijke manieren die u helpen om te gaan met papier en pixels:

  • Printer: We willen de bomen sparen en verspilling tot een minimum beperken, maar elk kantoor heeft nog steeds een printer nodig voor de keren dat een geprint origineel document vereist is. Zorg dat u een printer kiest die zowel energie- als tonerefficiënt is en print alleen wat noodzakelijk is.
  • Scanner: Een scanner is een essentieel hulpmiddel om gemakkelijk papierwerk te digitaliseren en te sorteren. Zorg ervoor dat u het gehele document scant zodat er geen informatie verloren gaat en scan waar nodig beide kanten van een document. U kunt ook een wachtwoord instellen om toegang te krijgen tot de elektronische bestanden, die gevoelige informatie bevatten.
  • Archiveersystemen: Een efficiënt archiveersysteem bespaart een hoop, tijd, geld en moeite. Platte of verticale archiefkasten met alfabetische of op kleur gesorteerde mappen, houden alles ordelijk en overzichtelijk. U kunt ook gebruik maken van flash drives om documenten en bestanden te delen, zonder ze eerst af te hoeven drukken.
  • Digitale camera: Een digitale camera, of de camera op uw mobiel, vormt een simpele manier om altijd en overal uw bonnetjes en documenten digitaal op te kunnen slaan. U hoeft niet langer rond te lopen met een portemonnee of tas volgestouwd met bonnetjes en hoeft ze ook niet langer allemaal na te lopen als u moet declareren.
  • Data-opslag: Alle gegevens die zijn opgeslagen op het computernetwerk van uw bedrijf of in een opslag aangesloten op het netwerk, zouden ook een back- up moeten krijgen op een aparte harde schijf of de cloud, zodat u altijd een kopie heeft als er iets misgaat binnen het systeem.
  • Papierversnipperaar: Versnipper na het scannen documenten met financiële informatie, zoals rekeningnummers of medische dossiers. Zelfs als u alleen maar voor een bepaalde tijd een afgedrukte kopie dient te bewaren, kan het toch handig zijn om ook een digitale kopie achter de hand te hebben.
  • Lockbox of kluis: Investeer in een kluis of brandveilige lockbox voor de documenten waar u een papieren kopie van moet bewaren, zodat ze veilig zijn in het geval zich een ramp voordoet. Dit is tevens een goede plek om uw externe harde schijven te bewaren.

U denkt misschien dat zoveel tijd en geld besteden aan het opbergen van documenten een beetje teveel van het goede is, maar deze processen invoeren laat  alledaagse taken en administratie op kantoor sneller verlopen, evenals uw jaarlijkse aangifte. Belangrijke documenten op een goed georganiseerde, gescande en makkelijk toegankelijke manier opslaan, zou u kunnen helpen om de kosten te drukken, omdat aangifte doen door uw accountant een fluitje van een cent wordt.