Hoe u veelvoorkomende nachtmerries voor uw bedrijf kunt voorkomen tijdens de feestdagen
Tips & Trucs

Hoe u veelvoorkomende nachtmerries voor uw bedrijf kunt voorkomen tijdens de feestdagen

De feestdagen kunnen voor alle soorten bedrijven een spaak in het wiel steken. Kwesties zoals verzenden en afleveren, ziekte van personeel en te veel feesten moeten allemaal behandeld worden. We kijken hier naar een aantal voorzorgsmaatregelen zodat uw bedrijf probleemloos draaiende blijft, en hoe u grote nachtmerries tijdens de kerstdagen kunt voorkomen.

 

Verzenden

Voor sommige bedrijven, vooral online winkels, is verzending een kernonderdeel van de service die zij bieden. De eerste voorzorgsmaatregel die u kunt nemen om verzendproblemen te voorkomen, is door vooruit te plannen. Weet precies op welke dagen de officiële feestdagen vallen, waarschuw uw klanten ruim van tevoren dat zij eerder dan normaal bestellingen moeten plaatsen en vraag uw verzendbedrijf naar hun diensten tijdens de feestdagen. Een fout die veel gemaakt wordt, is veelbelovend te zijn richting leveringsdata. Het is veel verstandiger om realistisch te zijn. Introduceer in de aanloop naar Kerstmis een bericht met ‘Leveringen voor Kerstmis’ op uw website en e-mailnotificaties zodat uw klanten weten wat zij kunnen verwachten.

 

Kerstfeesten

Het kerstfeest op het werk waar lang naar uitgekeken wordt, verloopt waarschijnlijk zonder problemen. Zorg er wel voor dat u grenzen legt voor het gedrag van uw personeel in een zorgvuldig geformuleerde e-mail. Vindt het feest plaats op een andere locatie, stel dan voor om alleen foto’s op social media te plaatsen als de personen die op de foto staan hiervoor toestemming geven. Zorg ervoor dat u aan iedereen heeft gedacht: denk hierbij aan allergieën, intoleranties en interesses.

 

Jaarlijkse vakantie

Wie welke dagen vrij krijgt, kan een echte bron van onenigheid zijn, vooral voor kleinere bedrijven. Een oplossing is om financiële beloningen te bieden aan personen die rond de feestdagen willen werken. Hiernaast kan een extra vakantiedag geboden worden voor iedere twee dagen dat iemand bereid is om rond de kerstdagen te werken. Deze kunnen dan in het nieuwe jaar opgenomen worden. Voor sommige personen werkt dit zeer motiverend. Als alternatief kunt u vooruit plannen en uitzendkrachten inschakelen die de druk kunnen opvangen zodra de verzoeken voor de jaarlijkse vakanties binnenkomen.

 

Hoewel eerste en tweede kerstdag officiële vakantiedagen zijn en de meeste bedrijven op deze dagen sluiten, ontstaat  er vaak wat verwarring rond één avond: kerstavond. Kantoormedewerkers vragen zich vaak af of dit als een halve vakantiedag geldt, of dat ze ten minste vroeger naar huis mogen. Het belangrijkste is om duidelijk te communiceren. Laat uw personeel niet met halve plannen staan, zodat ze niet weten wanneer hun vakantie officieel begint.

 

Ziekte van het personeel

Voor veel bedrijven is dit een gevreesde nachtmerrie: net als de feestdagen beginnen, is er een uitbraak van de griep waardoor het merendeel van uw personeel uitvalt. U kunt hier niet veel tegen doen, behalve uw personeel verzoeken niet naar het werk te komen als zij zich ziek voelen. Het lijkt misschien integer om alsnog de schouders eronder te zetten, maar als zij de griep overdragen aan een collega, dan kan dit het bedrijf aanzienlijk kosten. Een andere kwestie dat net wat anders ligt, is de zelf veroorzaakte ziekte. Organiseer dan ook een kerstfeest op vrijdag- of zaterdagavond en maak duidelijk dat een teveel  aan lekkere dingen geen reden is om niet op het werk te komen.

 

Klantenservice/openingstijden

De klantenservice die een bedrijf tijdens uitdagende periodes levert, bijvoorbeeld bij een leverings crisis , Kerstmis of als een verwerkingsproces is misgelopen, is een teken van de algemene standaard. Uiteindelijk is goede communicatie de sleutel. Stuur voor kerst een e-mail naar de volledige contactlijst van uw klanten. Wens de klant hierin fijne feestdagen namens uw bedrijf en vermeld de openingstijden. Leid telefoons om zodat deze altijd beantwoord worden en geef iemand de opdracht om dringende e-mails te beantwoorden tijdens de feestdagen.

 

Kerst moet zowel op het werk als thuis een tijd van plezier en festiviteiten zijn. Tijdens deze weken kunnen bedrijven altijd onverwachte uitdagingen ontvangen, maar door vooruit te kijken en een aantal voorzorgsmaatregelen te nemen, is het absoluut mogelijk om zonder nachtmerries de feestdagen door te komen.